Per evento si può intendere una iniziativa di particolare rilievo caratterizzata da un incontro di più persone in un momento prefissato, all’interno di uno spazio fisico o virtuale scelto appositamente, rivolto a un certo tipo di pubblico e finalizzato al raggiungimento di un certo obiettivo rispettando un budget prestabilito.

Un evento può essere richiesto da una impresa, un ente, un’associazione o anche una sola persona.

Come ben sappiamo, ci sono eventi ben riusciti ed eventi riusciti male.

Uno dei motivi per cui un evento può riuscire bene sta nella capacità di coordinare al meglio il lavoro e la comunicazione di tutte le figure (persone) coinvolte nella preparazione e realizzazione di tale avvenimento.

A proposito, immaginiamo che a realizzare un determinato evento sia ad esempio una agenzia eventi Milano: quali figure dovrebbe interpellare per il corretto svolgimento della manifestazione?

Di seguito indichiamo tutte le principali funzioni che solitamente vengono svolte dalle diverse figure coinvolte in ogni tipologia di evento particolarmente importante.

Le figure coinvolte e le diverse funzioni riguardanti l’organizzazione e la realizzazione di un evento

L’insieme delle persone che lavorano in maniera coordinata, e sono orientate a raggiungere un obiettivo comune, ossia la corretta riuscita dell’evento, costituisce la struttura organizzativa.

Questa struttura si compone di più funzioni, ciascuna delle quali svolta da una o più persone. Nel caso di eventi dalla grande portata, le varie mansioni sono così identificabili:

• Coordinamento di progetto: utile a coordinare tutte le altre funzioni che si svolgono tramite la struttura organizzativa. Il coordinatore di progetto ha infatti il compito di raccogliere le varie informazioni provenienti dai diversi gruppi di lavoro, condividendole facendo da tramite tra le diverse parti.
• Segreteria organizzativa: è dedita al supporto dell’intera struttura organizzativa nelle varie fasi che precedono, compongono e seguono l’evento.
• Relazioni con le istituzioni: questa funzione della struttura organizzativa serve a individuare quelle istituzioni che sono intenzionate a dare un riconoscimento morale, simbolico o finanziario alle attività dell’evento. Le diverse modalità con cui si formalizza una relazione con una istituzione possono essere: la sponsorizzazione, il patrocinio e il permesso.
• Sponsor: chi si occupa degli sponsor deve individuare aziende che forniscono prodotti per l’evento, o che finanziano economicamente l’avvenimento. In che modo? Attraverso un piano di sponsorizzazione, che prevede il modo in cui selezionare le potenziali aziende interessate, il modo in cui ricercare i contatti con le aziende, come presentare l’iniziativa a tali aziende, le modalità con cui definire gli accordi e stipulare i contratti.
• Legale: questa funzione può essere sia interna che esterna alla organizzazione dell’evento. Serve a curare ogni possibile controversia legale che potrebbe nascere nel corso delle fasi di organizzazione.
• Amministrazione e controllo: è una mansione utile a predisporre, pianificare e gestire la parte amministrativa, contabile e finanziaria dell’evento. Ma serve anche per altre questioni riguardanti gli aspetti economici, tra cui il monitoraggio di eventuali scostamenti rispetto al budget prefissato.
• Ospitalità: questa funzione è fondamentale per sistemare le persone coinvolte nell’evento, sia che si tratti di relatori che di partecipanti. I relatori vengono sempre sistemati dall’organizzazione, mentre per i partecipanti spesso si stipulano delle convenzioni con alcune strutture.
• Sicurezza: tale compito riguarda la sicurezza dei luoghi, degli allestimenti, degli attori dell’evento, del pubblico e dei lavoratori.
• Comunicazione: si tratta di una funzione che nel suo insieme viene ricoperta da varie figure professionali, tra cui da quelle dell’ufficio stampa, ma anche dai creatori di contenuti per il web, il community manager, ecc. Si articola mediante un piano di comunicazione appositamente progettato.
• Logistica: racchiude attività come l’allestimento, il predisporre le aree in cui ha sede l’evento, le pulizie dei luoghi dove si tiene la manifestazione, la formazione delle persone che prendono parte ai lavori dei diversi staff, ecc.
• Attività accessorie: tutti quei compiti che spesso vengono esternalizzati, che non sono parte dell’evento vero e proprio in relazione agli obiettivi prestabiliti, ma che lo costituiscono comunque. Come nel caso delle mansioni riguardanti l’intrattenimento o la gestione del catering.
• Funzione tecnica: rappresenta l’attività del “fare” l’evento, dell’occuparsene concretamente in relazione agli obiettivi prefissati.